O gerenciamento de documentos em uma empresa é um processo essencial que envolve a criação, organização, armazenamento, controle e arquivamento de documentos. Esse processo é fundamental para garantir que as informações estejam acessíveis, seguras e em conformidade com as regulamentações e políticas internas. Abaixo segue algumas de nossas atividades e responsabilidades envolvidas no gerenciamento de documentos:

Padronização de Documentos: Definir padrões e formatos para a criação de documentos, garantindo consistência e clareza.

Digitalização: Converter documentos físicos em formato digital para facilitar o armazenamento e a recuperação.

Indexação e Classificação: Atribuir metadados e classificações a documentos para facilitar a busca e organização.

Estrutura de Pastas e Arquivos: Criar uma estrutura lógica e hierárquica para armazenar documentos, tanto digitalmente quanto fisicamente.

Controle de Versão: Manter o controle de versões de documentos para rastrear alterações e garantir que a versão mais recente esteja sempre disponível.

Controle de Acesso: Definir permissões e níveis de acesso para garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar determinados documentos.

Compartilhamento Seguro: Estabelecer métodos seguros para compartilhar documentos internamente e externamente.

Auditorias e Conformidade: Realizar auditorias regulares para garantir que o gerenciamento de documentos esteja em conformidade com regulamentações e políticas internas.

Rastreamento e Logs de Atividade: Monitorar o acesso e as alterações feitas em documentos para garantir a segurança e a integridade das informações.

Políticas de Retenção e Descarte: Definir e implementar políticas de retenção e descarte de documentos para garantir que os documentos sejam mantidos apenas pelo tempo necessário e eliminados de forma segura quando não forem mais necessários.

Capacitação dos Funcionários: Oferecer treinamento contínuo para os funcionários sobre práticas de gerenciamento de documentos e uso de sistemas de gestão de documentos.

Suporte Técnico: Prover suporte técnico para resolver problemas relacionados ao gerenciamento de documentos e sistemas de gestão.

O gerenciamento eficaz de documentos é crucial para a eficiência operacional, segurança e conformidade de uma empresa, facilitando a gestão das informações e melhorando a produtividade dos funcionários.